Fil rouge du processus salaire ProConcept

Cette article décrit le fil rouge a suivre dans le traitement mensuel des salaires. Il tiens lieu de check-list et s’adresse aux personnes disposant déjà de la formation sur le logiciel salaire de ProConcept ERP.

La procédure commence pour une nouvelle période des salaires.

1. Mise à jour des informations employés

1.1. Vérification des employés actifs

Depuis le module « Périodes de calcul des salaires », contrôler que la période souhaitée soit correctement ouverte et procéder à la vérification séquentielle (bouton vérification).

1.2. Mettre à jour les informations des personnes

Depuis le module « Employés », procéder au modifications liées aux personnes. Procéder au modifications suivantes :

– Changements d’adresses

– Modification des références financières

– Création des nouveaux employés

– Désactiver les employés partis (selon vérification étape précédente)

1.3. Mettre à jour les codes de soumission des employés

Depuis le module « Employés avec genre salaires », procéder à la mise à jour des codes de soumissions.

1.4. Saisir les variables

Depuis le module « Genres salaire avec employés » ou « Employés avec genres salaires », procéder à la saisie des variables et notamment :

– Les heures (contrat horaire)

– Les heures supplémentaires

– Les heures de nuits

– Divers déduction et/ou frais

Contrôler la saisie, depuis le menu  Etat » établir les listes de contrôles Variables (par variable ou par employé)

1.5. Fermer les modules

Une fois toute les modifications validées, fermer correctement les modules salaire et notamment « Employés », « Employés avec genre salaires » et « Genres salaire avec employés ». Assurez-vous également que vous collègues ont terminés leurs modification.

 

2. Calcul et ventilation provisoire

2.1. Calcul provisoire des décomptes

Depuis le module « Calcul automatique des décomptes », procéder au calcul provisoire des décomptes pour tous les employés. Vérifier les décomptes provisoires (notamment au moyen de vos listes de contrôles). Le cas échéant, annuler et recalculer les éventuelles décomptes erronés.

2.2. Ventilation provisoire et contrôle

Depuis le module « Ventilation », procéder à la ventilation provisoire. Une fois terminé, procéder à un contrôle minutieux de la ventilation provisoire avec les listes et tableaux croisés proposés. Les points suivants doivent notamment être contrôler :

– Montant net à payer

– Répartition des variables sur les comptes indiqués

3. Calcul définitif, ventilation et paiement

Ne procéder aux étapes ci-dessous que si les étapes précédentes ont été validés.

3.1. Calcul définitif des décomptes

Depuis le module « Calcul automatique des décomptes », procéder au calcul définitif des décomptes pour tous les employés.

3.2. Ventilation définitive et contrôle

Depuis le module « Ventilation », procéder à la ventilation définitive. Une fois terminé, procéder à un dernier contrôle avant le paiement. Les points suivants doivent notamment être contrôler :

– Montant net à payer

– Répartition des variables sur les comptes indiqués

3.3. Établir et transmettre les ordres DTA

Dans le module « Paiements » établir le paiement DTA et valider que le montant total corresponde au montant net à payer selon la ventilation. Télécharger le fichier DTA et lors de la transmission du fichier dans votre système e-Banking,  s’assurer que le montant net à payer correspond à celui calculé dans ProConcept.

 

4. Transfert en comptabilité et clôture de la période

4.1. Réception de l’avis bancaire

Après contrôle de l’avis bancaire, renseigner dans le module « Paiements », la date de réception de l’avis.

4.2. Transfert en comptabilité

Si aucune erreur n’est reportée dans l’avis bancaire, la ventilation définitive peut être transférée en comptabilité depuis le module « Ventilation ».

4.3. Clôture de la période

Pour terminer le processus, depuis le module « Périodes de calcul des salaires », ouvrir la nouvelle période salaire. Cette manipulation clôturera la période que vous venez de terminer.